Как провести время на конференции максимально продуктивно и профитно: пошаговая инструкция

Поездка на конференцию напоминает спринтерский забег — подготовка занимает довольно много времени, а когда наступает «День Х», нужно приложить максимум усилий, чтобы он прошел продуктивно и профитно (в перспективе). Ведь за 1 день придется рассказать о себе десяткам незнакомцев и узнать об их деятельности как можно больше, чтобы получить выгодных партнеров. 

Прочитав этот материал, вы узнаете, как избежать ошибок на конфе, как грамотно подстроиться под обстоятельства, которые могут в любой момент измениться и как получить максимум выгоды для себя и своего дела. Также после прочтения материала вы будете понимать:

• что нужно сделать сразу по приезду на конфу;
• какие моменты технического характера нужно учесть;
• как грамотно вести переговоры с потенциальными партнерами;
• стоит ли посещать афтепати и как выгодно использовать неформальные встречи.

Материал будет полезен всем, кто работает в нише интернет-маркетинга, SEO-продвижения и арбитража трафика: владельцам сайтов, специалистам по поисковой оптимизации, арбитражникам, рекламодателям, PPC-экспертам, владельцам партнерок и CPA-сетей.

Что нужно сделать до начала конфы

Первым делом нужно определиться с целью визита на мероприятие. К примеру, если вы ищете новые эксклюзивные офферы — изучите список партнерок и рекламодателей, которые будут на конфе, а за пару дней до конфы найдите их контакты и напишите, что хотите встретиться с ними на мероприятии и обсудить конкретную тему. 

Если вы хотите получить больше ценной информации по своей теме, тогда первым делом изучите расписание докладов и их направления. Не стесняйтесь задавать вопросы, ведь конференция — это не просто выступления спикеров, а место, где можно получить море полезной и новой информации для себя и обзавестись массой ценных знакомств.

На конференцию лучше приезжать за день до начала. Таким образом можно получить 2 выгоды:

• Вы будете застрахованы от форс-мажоров.
• Будет время на подготовку и акклиматизацию.

Риски столкнуться с непредвиденными ситуациями особо высоки, если вы отправляетесь далеко, а в процессе нужно пересаживаться с одного транспорта на другой (например, с самолета на электричку, потом такси и т.п.). 

Еще один ценный совет — покупайте билет на конфу заранее, ведь так дешевле. Также разумно покупать заранее билеты на самолет/поезд, ведь если вы решите сделать это за день-два до конфы билетов может банально не остаться.

Гостиницу стоит выбирать как можно поближе к месту проведения мероприятия. Возможно, комната в ней будет стоить дороже альтернативных предложений, но вы сэкономите деньги на такси и время на изучении местной транспортной системы.

В чем именно везти багаж — в сумке или рюкзаке, решать вам. Если у вас с собой будет много раздаточного материала по типу листовок, визиток, презентаций и т.п., с рюкзаком будет удобнее. С другой стороны кожаная сумка через плече будет выглядеть более презентабельно.

Что конкретно необходимо подготовить и проверить

Предположим, вы решили все важные вопросы перед конфой:

• связались с людьми, с которыми хотите провести переговоры;
• назначили время и места встречи с ними;
• сформировали графики посещения мероприятий, встреч;
• купили билеты на самолет и забронировали номер в гостинице.

Кажется, что этого достаточно. Но нет. Вам нужно не забыть еще о 4-х важных моментах.

1. Одежда

Независимо от формата конференции, если вы планируете встречаться на ней с потенциальными партнерами/инвесторами и т.п., все же лучше использовать классику (рубашка и пиджак плюс брюки/джинсы), нежели надевать удобные шорты и футболку. Помните — «встречают по одежде»…

2. Визитки и прочие «бумажные помощники» 

Если у вас пока нет визиток, срочно закажите партию. Этикет в бизнесе — неповоротлива вещь, которая меняется довольно медленно. И обмен обычными визитками из картона — чуть ли не обязательный ритуал перед любым деловым мероприятием. Более того, чем масштабнее проект/компания, тем больше шансов испортить его репутацию, если не предложить в обмен потенциальному партнеру собственную визитку. 

Также нужно иметь с собой небольшой блокнот и ручку. Конечно, их может заменить смартфон или планшет, но не забывайте о форс-мажорных обстоятельствах — у блокнота с ручкой не сядет аккумулятор в самый неподходящий момент, да и они никогда не глючат. Вооружившись этим «инвентарем», вы сможете делать пометки в ходе переговоров — например, записывать ниши партнеров, источники трафика, возможные схемы сотрудничества и т.д.

3. Раздаточные материалы (буклеты и т.п.)

Если у вас нет буклетов — ничего страшного. Если есть, тогда позаботьтесь, чтобы они были максимально цепляющимися, яркими и продуманными. К примеру, вместо обычной тонкой бумаги можно использовать небольшие карточки, склеенные из трех листов картона. Такие карточки бросаются в глаза, да и забыть и о них трудно на фоне классических буклетов из обычной глянцевой бумаги.

4. Подарки

Вам не кажется — речь пойдет именно о подарках. Так, для людей, с которыми у вас запланированы встречи, нужно привезти небольшие сувениры. Подарить их стоит в конце переговоров. Причем в качестве сувенира может выступать что угодно:

• чай или кофе;
• мед или варенье;
• подставка под горячее;
• значок с символикой компании;
• даже магнитик на холодильник.

Подарив подарок, человеку будет приятно, а вам это поможет закончить переговоры на позитивной ноте. По сути подарок — благодарность за время, которое вам уделил собеседник. И такой подход 100% поможет вам «запомнится» — о вас гарантировано вспомнят.

Что делать за 1 день до начала конфы

Итак, до конференции остался всего день. Как его использовать с максимальной пользой?

Проверка техники и всего необходимого

В первую очередь нужно «до упора» зарядить смартфон, ноутбук, планшет и всю остальную портативную технику, которую вы будете брать на конфу. Также лучше взять с собой павербанк. Дополнительно стоит взять с собой несколько бутылок воды, так как говорить вам придется много. Для перекуса можно купить пару-тройку снеков по типу шоколадных батончиков.

Фотографии потенциальных партнеров

Если вы заранее запланировали встречи с конкретными людьми, постарайтесь найти их фото в интернете и сохраните на смартфон (в разгаре конференции в толпе незнакомцев найти нужного человека, если ранее вы с ним никогда не встречались, будет непросто даже в четко назначенном месте — фото поможет). Также запишите номера телефонов собеседников и заучите на память их имена. 

Поиск информации о собеседниках

Все вышеописанное требует времени, но если оно у вас останется — обязательно поищите информацию о людях, с которыми хотите встретиться. В этом вам помогут социальные сети. Изучайте все — увлечения, состав семьи, места учебы/работы и т.д. Возможно, у вас много общего и это поможет в переговорах. 

Напоминание о встрече

За день до встречи каждому потенциальному партнеру из графика нужно об этом напомнить и поинтересоваться, все ли остается в силе. Увы, но даже если взять с человека клятву кровью, что он 100% придет, это не дает абсолютно никакой гарантии. А напоминание повысит шансы, что ваши собеседники ни о чем не забудут. Если же вдруг у кого-то поменяются планы, то вы сможете пересмотреть и скорректировать график встреч.

Составление тезисов для переговоров

Составьте некий «план переговоров» — распишите основные тезисы беседы для каждого собеседника. Самый удобный формат:

• с кем встречаемся (ФИО, ниша, должность и т.п.);
• что конкретно нужно обсудить;
• что планируем получить в результате;
• чем занимается компания;
• и т.д.

Все эти данные можно сохранить как на телефон, так и просто записать в блокнот — как вам удобнее. Но в любом случае не переоценивайте свою память и поверьте, уже после трех-четырех бесед в вашей голове будет хаос. А вышеописанные тезисы быстро помогут навести порядок в мыслях и ничего не забыть. 

Как грамотно провести время на конференции

Вот он — «День Х». Лучше прийти на конфу заранее, примерно за 20-30 минут до первой встречи. Почему:

• Вам нужно пройти регистрацию, что не всегда можно сделать быстро.
• Лучше иметь несколько минут в запасе, чтобы осмотреться и пройтись.

Придя заранее, вы сможете посетить места, в которых договорились о встрече с потенциальными партнерами, выбрать оптимальные маршруты. Перед началом стоит еще раз проверить свою сумку/рюкзак — убедиться, что все на своем месте.

Переговоры, встречи

Итак, пошла первая встреча. Ее цель и предметы обсуждения зависят от ниши, но рассмотрим универсальную инструкцию.

Место встречи

Оптимальный вариант — назначать встречу на стенде, ведь он заметен и его нетрудно отыскать. Но минус в том, что там очень шумно и много людей. Поэтому оптимальный вариант следующий — договориться встретиться на стенде, после чего переместиться в более тихое место. Можно даже выйти из помещения и прогуляться на свежем воздухе — так значительно приятнее, да и мешать никто не будет. Если же организаторы конфы предлагают отдельные переговорные — используйте их.

Начало переговоров

Начинать разговор лучше со small talk — узнать, как у человека дела, как он добрался до конфы, как ему сама конфа. Затем в ход пойдет информация, которую вы узнали у человеке заранее. Почему именно такой подход:

• Неформальное начало — требование правил этикета.
• Это оптимальный вариант сблизиться с человеком, прежде, чем перейти к сути.

Если человек неразговорчивый или видно, что он устал (заметно, что он хочет сразу перейти к сути), тогда лучше начинать говорить по делу.

Демонстрация

В случае, когда ваш собеседник — потенциальный спонсор и вы обсуждаете ваши подходы к решению конкретных задач, вам в обязательном порядке нужно подтвердить свои слова. Для этого используйте свои кейсы или предоставьте человеку доступ к проекту с планшета/смартфона (заранее убедитесь, что ваша СИМ-карта имеет доступ к интернету. Если нет — постарайтесь приобрести местную).

Совместное фото

Если ваш собеседник общительный открытый, после переговоров попросите его сделать совместное фото. После этого залейте фото в социальную сеть, добавьтесь к собеседнику в друзья и отметьте его на фотографии. Такой ход позволит лишний раз напомнить о себе. Обычно к подобному все относятся положительно и отказов вы не получите. 

Размещать публикацию можно в любой соцсети, но стоит выбирать те, где зарегистрирован ваш собеседник (помните, вы изучали его профиль, чтобы добыть информацию?). 99%, что это были Instagram, Facebook, VK или LinkedIn. Здесь нужно понимать, что самые простые и удобные соцсети «для дружбы» (в плане общения, переписки) — первые 3. 

Резюме итогов переговоров

После того, как вы закончили переговоры, обязательно запишите их результат куда-нибудь: про что конкретно говорили, к чему пришли, что узнали, какие обещания давали/получали и т.п. Этот момент крайне важен, ведь можно банально все забыть, да и следующая встреча сотрет из краткосрочной памяти все, что происходило на предыдущей (а особенно, если на конфе произойдет перебор с алкоголем).

Обмен контактами — быстро и просто

Разумеется, на конфе вы встретите много полезных людей, с которыми встречаться не планировали. Как начать с ними беседу и получить контакты? Самый простой вариант — подойти, представиться, немного рассказать о своей деятельности и задать какой-то вопрос по теме. Если речь идет о спикере — спрашивайте по теме его доклада, если о слушателе из вашей или смежной ниши — спросите о чем-то, что вас интересует. Даже после короткого диалога можно запросить контакт интересующего вас человека, ведь это обычная практика для конференций.

С именитыми участниками конфы все немного труднее, так как обычно во время перерывов вокруг них собираются «поклонники» или «птицы высокого полета» отстраняются от всех и собираются в группы, чтобы оградить себя от пустых разговоров с «юными дарованиями». В такой ситуации ваша цель — выбрать подходящий момент, чтобы быстро представиться и кратко сказать о том, что вас интересует. Здесь важно заинтересовать человека, чтобы тот согласился дать контакт и был заинтересован в будущей встрече с вами.

Остальные важные моменты

Рассмотрим еще несколько важных тонкостей, как стоит (или не стоит) вести себя на конференции и что сделать, чтобы она была максимально продуктивной.

Алкоголь

На конфе с 99% долей вероятности будет фуршет и алкоголь. Делает ли последний нетворкинг продуктивнее? Помогают ли шоты с горячительными напитками или вино проще заводить новые полезные знакомства? Существует мнение, что «пока не размочить, разговор не пойдет» и в некоторых ситуациях это действительно так — алкоголь в небольших дозах помогает в 2-х ситуациях:

• Снимает напряжение.
• Придает уверенности в себе.

С другой стороны такой подход больше подходит для афтепати. Но в любом случае не стоит пить, если нужно обсуждать какой-то серьезный масштабный проект. 

Стенды 

Если остается свободное время, 100% стоит пройтись по стендам тех компаний, с представителями которых поговорить не получилось. Стоит представиться менеджеру задать ему несколько вопросов касаемо возможного будущего сотрудничества (здесь уже все зависит от конкретной ниши). Если компания маленькая или это стартап, можно сразу же узнать, как получить индивидуальные условия. 

Набирать горы мерча не стоит, но запомните, если вы хотите обзавестись качественной канцелярией, кружками, павербанками, блокнотами или чем-то еще, тогда рассчитывайте на то, что топовые стенды уходят в первой половине дня. 

Конкурсы от спонсоров/партнеров/участников конфы

Довольно часто на конференциях проводятся различные конкурсы с ценными призами от партнеров мероприятия или участников. Разыгрываться может что угодно — от плойки до автомобиля (стоит вспомнить масштабные конкурсы от Everad, где в качестве главного приза частенько выступают автомобили новых моделей). 

Разумеется, выделить время на участие в таком конкурсе однозначно стоит. Ведь у вас есть шанс уйти с конференции с последней моделью iPhone или чем-то еще весьма полезным и интересным. Это приятно — можно себя порадовать и испытать удачу.

Афтепати и нетворкинг

Обычно после завершения официальной части конфы организаторы открывают неофициальную. Проводится такое мероприятие в максимально неформальной обстановке и может представлять собой как небольшое чаепитие с фуршетом на полчаса, так и масштабное зрелищное афтепати со специально приглашенными артистами. В любом случае вы должны посетить неформальную часть конфы.

Нужно понять, что афтепати — прекрасная возможность для нетворкинга. Причем здесь вы сможете поговорить с теми же полезными людьми, но в более неформальной обстановке. Нередко на таких мероприятиях заключаются судьбоносные для компаний сделки. Поэтому используйте любую возможность, чтобы завести новых знакомых.

Главные правила эффективного нетворкинга:

1. Будьте полезны. Собирайте и делитесь ценной информацией. Причем не только по своей нише, но и мелочам, касающимся конфы — начиная с рабочих моментов до того, где можно перекусить, где находится стенд конкретной компании и т.п. Поможете кому-то по мелочи — вас запомнят. 
2. Давайте контакты. Если вы познакомите двух людей, которые в результате начнут выгодное сотрудничество, вас запомнят. Как минимум вы получите плюс в карму, как максимум — вас будут рекомендовать другим или возьмут в новый проект.
3. Обменивайтесь визитками. Визитки помогут не держать в голове 100 контактов (да и это просто нереально). Благодаря им важные контакты сохранятся.
4. Делайте совместные фото. Не стесняйтесь делать селфи на фоне стенда и размещать публикации в соцсетях, записывайте совместные видеоролики.
5. Старайтесь быть честным, искренним. Фальшь заметна буквально с первого взгляда. С другой стороны скучных и тихих людей не очень любят. Поэтому старайтесь отдавать свою энергию, будьте сами собой, умейте слушать и чаще называйте людей по имени (это самое приятное слово для каждого человека).
6. Выйдите из зоны комфорта, если вы из «робкого десятка». Если вы немного стеснительный, не нужно отходить в сторонку и молчать. Начните с малого — говорите комплименты тем, кто вам понравился и подходите только к людям, с которыми у вас был визуальный контакт.
7. Если не можете перебороть себя без алкоголя — угостите себя. Именно угостите, а не напейтесь, это важно! Алкоголь поможет побороть неуверенность в себе.

Как провести время на конфе максимально продуктивно и профитно: чек-лист

В качестве итога рассмотрим 10 «заповедей» эффективного посещения любой конфы:

• Четко определите свои цели посещения конкретной конференции.
• За день до конфы напишите тем, с кем хотите встретиться на мероприятии.
• Забронируйте гостиницу, которая ближе всего к месту проведения конфы.
• Купите билеты на мероприятия заранее, чтобы сэкономить деньги.
• Заранее купите ж/д или авиабилеты, чтобы быть в городе за день до конфы.
• Подготовьте визитки, подарки, зарядите технику, приведите в порядок одежду.
• Соберите информацию о будущих собеседниках, распишите тезисы беседы.
• Начинайте беседу со small talk и переходите к сути, заводите новые знакомства.
• Не держите все в голове — записывайте важную информацию в блокнот.
• Не злоупотребляйте алкогольными напитками — эта грань весьма тонка.

Но главное — будьте сами собой, не стесняйтесь и заводите новые знакомства. Конференция — место больших возможностей, где всегда можно найти полезные связи.